专题讨论
Impliment on PDA:
| 学习进度管理 | 定期检讨 | 追踪交办事项的进度|
Without PDA:
清理资料 | 不用 PDA 实现 GTD
学习进度管理 by gasolin
关于学习进度管理，我较常使用下面的工具：
Todo基本设定
基本上我都依照GTD作者David Allen网站上最新的分类。
关于学习进度应用，若是学生的话不妨将David Allen分类中的@Office作为放学习进度的地方(学生的工作就是念书@_@)，用outliner管理关于学习进度的项目都连结到这。若是一般族群就照学习的动机来分类，例如不看会被fire的归入到@Office，床头或厕所书等归到@Somedays/maybe或@Home，电子书归到@Computer，pda电子书归到@anywhere。不过个人建议床头或厕所书等不看重的书籍，要管理的话在outliner中完成即可。
内设"project"这项分类，用来存需要多步骤的项目，我只将本项目当作发射台，将专案名称和结止日填上，并在note中提醒自己详细内容放在哪个outliner中。
Datebook设定
学校或补习班预定的复习进度,考试等固定时间的事项直接输入Datebook中
Student
以课程分类管理学习进度来单独使用，算是相当适合学生的软体，学生可以用来搭配todo，datebook实现GTD，相当不错。
Projects
http://www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
类似加强型todo，可以非常清楚地用来管理进度，但没有link todo的功能，目前只能单纯汇出到todo，跟students类似，与Todo的整合度比起progect并不高, 所以这是我不再用它们管理学习进度的原因。
Progect
http://www.sourceforge.net/projects/progect
目前使用最多的软体, 利用 Menu/Options/Preferences(/R) 的 Hide done tasks, flat filter 检视, 和 Menu/Tree/Expand all(/E) 指令可以完全取代projects 的功能，最棒是选择 action 类型时，todo link 可以做到完整的双向连结，不管在哪边勾取完成，修改 priority 或分类，另一边也会跟着改变。用 progect 的好处是可以超前划订进度，只将最近可做好的(或每次 Review 期间内的)项目 link 到 todo，这样就不会看到 todo 里一堆待办，为了该读哪些着慌。也可以按最右上角的图示切换到 flat 检视, 有连结的项目前会有个"L"图示
计页数的阅读进度也可以选 numeric 类型作为书签使用，但无法 link 到 todo 了。 若章节的内容很多, 无法在一天内读完, 也可以用"章节+页数"的方式记录下学习轨迹.
搭配MegaWiki 还可以连结到其他程式，例如连结回 TODO, MEMO。
虽然 progect 也有桌面程式 PDesk，但我觉得在待办事项的应用上使用桌面程式当然没有用零碎时间在 palm 上改方便。#用 acer s系列，sony NX, PTT 等机子的还可以连结到 voice record 程式。
#如果是要确认是不是该念的书都念了, 简单的做法就是在To Do Plus中, 把每天要读的书目列出来, 并设定每日(依需要)重覆发生. 而每天念完时就回到Project管理中, 把达到的进度设上. (不知道Bonsai是否可以用进度方式管理, 如完成的百分比, 或是几分之几等等, 在Progect里是可以这样设, 我甚至于用Progect当书签, 例如"目前页数/总页数"的方式, 就可以知道看了多少, 还有多少了) To Do list就当成一个check list来用. 把所有和读书有关的全放在一个类别里, 这样就可以一目了然了.
定期检讨 by Palmomic
Day Reviewer: Datebook (如 DateBK 5)
Week Reviewer: Outliner (如 Bonsai)
Voice Reviewer: Voice Memo，适合无法输入时将重要点子或待办事项立即输入用，如开车。
●GTD by DateBK5 & Bonsai:
1) 当已经择定日期或重复事件或截止时间在一周内者，直接输入 DateBK5。
2) 其余的事件经过处理后，把不必要的丢掉之外，其余均输入 Bonsai。
3) 尽量不要让 DateBK5 充满各式各样事件，这样会被吓跑，万一没作，
就会很没力。其余利用 Outliner 因为可以将 GTD 的类别通通涵盖。review 时避免使用过多软体，这样不是很累就是到时候就忘记要 review。
4) 设定每周五晚上 review Bonsai 中的事件，如可以择定日期者或是决定
要作时，利用 Bonsai 的 link todo 功能，转到 Todo，然后由 DateBk
Include 进来即可。
5) 在 Bonsai 中设定几个类别，如：
0_7 Habits
1_Next Actions
1_Project
1_Reference
1_Someday
1_Waiting for
Impulse Shopping
Repeat Events
Unfiled
6 类别说明：
a. 之所以类别前加上数字，只要是让他再分类一次，也比较容易记得这是根据哪本书来的，以后也比较容易记得回头看一下这些书。
b. 0_7 habits：这里面是我根据下列几本书，所设定的一些Mission statement, governing value, role, sharpen the saw.... 基本上设定是六个月 Review 一次，基本上跟 GTD 一书中
3 万尺 (含) 以上的目标。
a) The 7 Habits of Highly Effective People (中文版为“与成功有约”)
b) First Things First (中文版为“与时间有约”)
c) What Matters Most (中文版为 ???)
以上三本都是 Franklin Covey Co. 出品，相当有名也。由这些书籍，可以思考哪些事件是重要的，哪些不重要，这样才不会被palm 的 alarm 功能搞的什么事情都变成紧急或是记下来的事情一大堆，没作的也是一堆，效率没有加速，反而挫折感倍增。例如“时间管理”是我设定的学习项目，因此有关时间管理方面的东西或花费我都比较舍得，post 的一些文章 (包括 DateBK) 也都与时间管理有关，所以这几天看到有人贴这方面的文章，立刻列入 Next Action，有空档就贴出一下大家交流交流，加速学习。
c. 1_*** 就是 GTD 中将垃圾事件处理后，加以组织分类而成，在每一个类别中，我再利用 Bonsai 的档案加以分类，分类原则不见得要依地点，有时会依事件而分，不过分类时特别注意档名不可重复，且将来使用 Bonsai Desktop 时要容易读取档案，因此每一个档案前，都加上一个类别的英文字母，如 N-Home, N-Office,N-Others, P-Home, R-Home, S-Home, W-Home ,,,,,
d. Impulse Shopping 这是放看到不错的东西，很想买，但是根本没考虑清楚者，先放着，避免不必要的冲动性购物，利用这种方式，我的 Palm Vx 足足跟了我三年，其间 Clie N760, Clie T650, Acer S10, Acer S60 都曾经被我写在 Impulse Shopping list，每一次想败家，我就写下一些条件，没有达到条件者，就是不买，S60 还几度差点买下去，直到去年十一月，杀出一个 TT，也就这样 Vx 苦撑了 3 年。这个 list 放到这边，主要是我将某一个按键设定为 Bonsai 的缘故，而我又不太想拉出 TT 的手写区的缘故，真正购物时，我另用其他工具软体。
e. 在这些类别中的第一个档案，通常我会写一些该书学到的技巧或观念，这样可以提醒自己书上的内容。
f. 在 Next Action 中，我还增加一个 Review Voice Memo，提醒自己要去review Voice Memo。当然紧急的 Voice Memo 早就写到 Datebk 去了。
g. 另外分不分类要看你的事件多寡，因为分类前还需要思考一下要归到哪一类，这样有时会变的麻烦而没有效率，我想该书重点应该是放在记事本的缘故，使用 PDA要整理或 review 都比传统的记事本快多了，因此也不见得要如此分类。重点是将一些想到的事件写到一个软体去，然后定期去 review 这些事件，这个习惯比较难。
●
软体
当然最希望 DateBK 以后能够直接 launch 各种工具软体，更希望有一个 Outliner 可以跟 DateBK 良好的结合，包括 DateBK 未完成事件转成 Outliner的 item
●
结论：
书上写的容易，做起来困难。困难不是来自软体也不是来自个人，而是来自事件本身，当事件牵扯到团队时，那就看团队中大家的时间观念了，例如这几年来，上班一直很有条理，做事蛮有效率，五点前早已完成公事，却被说成成天没事干，也从不加班，我真是给他昏倒，工作毫无目标、毫无顺序、毫无头绪者，叫做忙。加班者 (我是指不是真正加班者)，不过就是在那边耗时间，等老板下班，不是上网就是聊天，这年头讲苦劳不讲功劳者，还真是不少。这几年把 Palm 夹在皮带，上班从不带公事包，却被人说“真混，上班都不带公事包”，什么时代了，上班要的东西都在 palm 里面，作不完的不是在 palm 也是寄回家了，
带公事包来作什么我实在不懂。
所以啦！如果各位的工作是自己能够控制的范围，那就要一定要尽量利用 palm 作最有效率的时间管理，如果各位的工作是无法由你自己掌控者 (例如团队合作)，那就不要太勉强别人，硬是勉强， 除了破坏人际外，什么也无法完成。
WEEKLY REVIEW by twhsi
感谢大家的讨论，已经将如何建立个人工作管理系统说的很清楚，但我自己却一直被书中提到的WEEKLY REVIEW如何作感到苦恼，所以我又整理中英文版书中的概念，写了一份心得，希望入门者得以藉此参考WEEKLY REVIEW的做法，高手们也可以分享一下你们的经验。以下为正文。
GTD WEEKLY REVIEW心得
BY twhsi (EMAIL:
yunghsichang@yahoo.com.tw)
WEEKLY REVIEW的目的
GTD的目的在完成一套个人工作流程管理系统，但系统需要维护，所以
就产生所谓review的工作。Weekly Review又是其中最关键的一项。
1. 愿景
?P?希望藉着GTD及WEEKLY REVIEW让每天工作充满活力及创造力
2.Q & A
a. 何谓REVIEW且为何要review
review就是修正你的个人工作流程管理系统
review的目的不在松弛，而是让自己正确决定出现在进行的工作是最该作的事。而其他目前无法进行的事也已经有完善的规划。个人工作流程管理系统并非静态，你必须随时处理以下两件事
(1)何时要作review?，(2)要review哪些东西?，并作好定期review的工作，才算真正review系统。
b.何时要作review呢
检讨工作其实是在某一清单或行事历这里两秒那里三秒的总累积，只要你拥有"清单"你可以在随处办公，所以review的工作可以随时随地进行。
c.要review哪些东西呢
1. 行事历:这是最常要检讨的项目。
2. 下一步清单:建立完整个人工作流程管理系统后，你自然就拥有一份可靠的清单，可供review，但要注意清单的形式(纸张，PDA等)必须是可以随时取得的，你才可以随时随地进行review。
d.定期review
定期review可以决策行动及管理任务，并造成脑力激荡的效果。每周利用一些时间思考，评估及重整系统，任务清单及行事历的内容就会越接近现实，你也就越能释放心灵压力。而维持个人工作流程管理系统运作的关键在于weekly review。
e.何谓WEEKLY REVIEW
就是要重新清空你的脑袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事项 (这四个动作就是更新你的个人工作流程管理系统)，持续作到你对自己说'我完全知道我所有还没有完成的事了，如果我有时间且我决定要去作某一件事了，我就能完成。’，这时你已完成一次完整的weekly review。
f.作WEEKLY REVIEW的正确地点和时间
地点:远离人群互动的办公室
时间:每周固定的两小时(我选在会议最多那天的隔日)
g.WEEKLY REVIEW基本工作
?P?COLLECT & process All "STUFF"
?P?Review Your system
?P?Update your list
h.何谓个人工作流程管理系统
?P?就是我们利用GTD流程产生的个人工作管理系统，产生的结果包含各种清单(下一步行动`,任务`,等待回音`,也许/将来有一天)及行事历。
3.WEEKLY REVIEW实务练习，以下为Step by step的动作
A. 将所有stuff放入收件匣，处理并组织所有的STUFF。STUFF包含以下项目
1. 散落的纸片:记事小纸片或即可贴, 名片, 收据,
2. 笔记本资料
3. 日记型式资料:日记, 会议记录, 随手抄录的笔记.
B. 行事历整理
1. 检讨之前的行事历
2. 检讨未来的行事历
C. 清空你的脑袋
写下所有你想的到的清单(下一步行动，任务 ，等待回音，也许/将来有一天 )，将脑中所有新的想法都纳到GTD系统中。
D. Review清单，检查所有清单并作整理及调整，清单包含如下，
?P?任务清单
?P?下一步行动清单
?P?等待清单
?P?任何相关清单(购物等)
?P?也许/将来有一天清单
?P?任务支援资料
追踪交办事项的进度
I thought I'd share one little GTD modification that I am trialling.
As a manager I often need to delegate tasks to my team members. Once those tasks are delegated, I track them in the "Waiting For" category on my Palm.But there is often a lag between when I note the need for the task and when it gets assigned. I want to make sure I don't forget to assign.
I have created an additional category in my Palm ToDo List called "To
Assign". I create new tasks before delegation into that category. When I
see the relevant person, I change the category to "Waiting For" and
reset the date.
This is an adaption of the Agendas note which I review when meeting
with my key people, but it allows a more dynamic movement across the lifecycle.
Interested if others do something similar, and what people think of this idea and its fit to GTD.
●twhsi
提供一个我现在处理PROJECT(又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件)的方式
任务的种类可分为三种等级(在中文版GTD P.54-76)
1. 个人思考_跑道式-直线操作型 只要找出合适的下一步行动，一直向下做就可以完成。GTD说百分之八十的任务属于此类。
2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 ) 事情较复杂，所以要藉助外部工具的协助才能规划得好，GTD说百分之十五的任务属于此类。
3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式。任务非常复杂或牵涉的人员很多，要使用开会或系统性思考才能规划地好，GTD说百分之五的任务属于此类。
目前我在PALM上的MEMO做任务规划的动作，首先先由SOMEDAY/MAY找到要规划的任务，并分三级将下面TEMPLE贴上去。
1. 个人思考_跑道式-直线操作型
--期望
--下一步行动
2. 个人思考_应用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特图 )
用这些外部工具，只是让你看清事务的全貌，重点在最后得到的结论，也就是你真正的期望为何?
--期望
--下一步行动
3. 团体思考-&&&自然计画模式型 信封会议模式
--界定目标及原则
--想像预期成果，厘清愿景及期望
--脑力激荡，构想发生(心灵地图)
--组织构想
--找出下一步行动
--参考资料
用MEMO列任务清单可以突破TO DO 15项分类的设定，又有FIND功能，剪贴上也很容易，在PALM DESKTOP即可完成。任务清单也变的一目了然。规划的部分则完全外包给其他程式。目前BONSAI专作参考资料及过去任务存档的脚色。
清理資料
STEP 1:
IS IT NECESSARY: I really need it.
A: Do I need this?
Yes - Go to B.
No - Go to STEP TWO.
B: Access: Does it need to be right at hand?
YES- Put it in the Keeper Box.
NO- Is there a reasonable alternative for access?
Yes, put a note in your PDA about how to get it. Go to step 3
No.
What's the worst thing that can happen if I get rid of this?
?Big Consequences:
Put it in the Keeper Box.
?Little or No Consequences.
Are you willing to risk it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMEDAY/MAYBE box.
_______________________________________________________
STEP 2.
DO I WANT THIS: I really LOVE having this around.
A- Would a picture of it bring me enough joy and peace that I could
part with this?
Yes. Go to Step 3.
No. Go to B.
B: It brings me so much joy and peace when I look at it or use it,
that I am willing to clean it.
Yes, go to C
No, Go to Step 3.
C: I have dejunked enough other "precious stuff " that I can display
and enjoy this item.
Yes. Put it in the Keep box.
No. Go to D.
D-It would bring me enough joy and peace to give it to someone who
needs it more than I do, especially if I had a picture of it?
Yes. Go to step 3
No. Put it in the SOMETIME/MAYBE BOX
_______________________________________________________
STEP 3:
IS IT USEFUL ELSEWHERE: I will find new homes for this stuff.
Is it usable?
Yes: Put it in the Out Box
Is it recyclable?
Yes: Put it in the Recycle Box
If not useable or recyclable:
Put it in the Trash
_______________________________________________________
STEP 4:
NOW WHAT: I will take care of the trash can and boxes.
The Trash Can(s):
Take trash out to the outdoor Trash area to go on Trash day.
[If youhave family trash scavengers, see if a friend will put in
their trash can for you.]
The Out Box(es):
Give stuff to others or donate the stuff to the needy.
[Take it to family members, don't wait for them to get it.]
The Recycle Box(s): Take box(es) to Recycle center
Someday/Maybe Box(es)
Write today's date on the box(es) and hide them. In your PDA
put a tickler note for 6 months or a year from now about where
the box(es) are. When that time comes repeat the above process
with the Someday/Maybe box(es).
The Keeper Box(s):
You need and want this stuff, so you must find permanent homes
for these things. As you decide, put the item away and record
the location in you PDA.
What if you can't find a place?
Do you really need it or want it enough to get rid of
something else so it can have a place?
YES. Put the item away. Take alternate item to Step 3.
NO. Put it in the Someday/Maybe box.
不用 PDA 实现 GTD
Here are my suggestions:
1) Get that Workflow Diagram in front of you. Do not deviate from
it. If you don't do this...nothing else much matters.
2) Get a 55 gallon STRONG garbage bag.
3) Get a stack of manilla file folders. I've never used a
labeler...I use a black Sharpie pen.
4) Install your Palm Desktop software...but forget about the PDA
itself.
You should be sitting there with a trash bag on one side, a stack of
file folders on one side, a nice fat sharpie pen, and a blank Palm
Desktop on your monitor.
Pick up that first piece of paper...follow the Workflow Diagram.
Pick up the second piece of paper...follow the Workflow Diagram.
...and on. And on. And on.
It might also help to have a pound of good coffee on hand.
I don't know of any other way to do it...other than...doing it. You
should be able to get the job done by Monday morning.
[
Last edited by amethyst on 2003-11-23 at 16 ]
